Yönetici Asistanlığı Hakkında Her Şey

Hemen her firmanın bünyesinde yönetici asistanı bulundurmasına, iş ilanları içerisinde en sık karşılaşılan “aranan eleman” olmasına karşın ülkemizde halen bir yönetici asistanının ne iş yaptığı muammadır. Hatta öyle ki, asistanlığı yapılan yönetici dahi asistanının hangi görevlerden sorumlu olduğu, hangi çalışmaların ise asistan tarafından yapılamayacağı konularında net bir düşünce sahibi olamayabilir. Bu yüzden yönetici sekreteri ile yönetici asistanı genellikle karıştırılır. Oysa asistanın görevleri sekreterden çok daha kapsamlı ve çok daha fazladır!

Yönetici Asistanlığı Nedir?

Yönetici asistanı; yöneticinin günlük, haftalık ve aylık programını ayarlama, bağlı olduğu yöneticinin sorumluluğu altında olan verileri inceleme ve yorumlama, yöneticinin günlük çalışmalarında yardımcı olma, talimatlarını uygulama ve takip etme gibi görevleri üstlenmiş olan kişidir. Yöneticinin telefon görüşmeleri, randevu talepleri gibi çeşitli organizasyon çalışmalarında da bulunabilir.

Yönetici Asistanının Görevleri Nelerdir?

• Asistanlığını yaptığı yöneticinin tüm talimatlarını uygulamak
• Üst düzey yöneticiler arasındaki telefon, faks ve e-posta trafiğini yönetmek
• Yönetim ile görüşme taleplerini lokasyon bazında ayarlamak ve randevu programının takibini yapmak
• Yöneticinin talimatlarını personele tebliğ etmek, yönetici ile birim arasında bilgi akışını sağlamak
• Rapor hazırlamak
• Misafir trafiğini yönlendirmek
• Toplantı, sunum ve seyahat organizasyonunu yapmak
• Arşiv ve dokümanların takibini yapmak
• Toplantı tutanaklarını hazırlamak

Yönetici Asistanı Ne Yapar?

Yönetici asistanının görevleri, asistanlığını yaptığı yönetici tarafından netleştiriliyor olsa da genel görev ve sorumluluk çerçevesi bellidir. Öncelikli sorumluluğu ise üst yönetim ile irtibat trafiğini ayarlamak ve aynı zamanda takibini yapmaktır. Hem ofis içi hem de ofis dışı tüm iş akışını yönlendirmek ve bu esnada görevlerini yerine getirmek, her yönetici asistanının başlıca görev ve sorumlulukları arasında yer alır.

İş akış programlarında asistanlığını yaptığı yöneticiye ve üst yönetici birime operasyonel destek sunması beklenir. Bu kapsamda yazışma ve rapor hazırlama görevleri de yine yönetici asistanı tarafından üstlenilir. Ofis içi ve ofis dışı veri iletiminden sorumlu olan yönetici asistanı personele yöneticilerin talimatlarını iletmekle de sorumludur.

Toplantı, seyahat ve sunum organizasyonlarının yönetici asistanı tarafından gerçekleştirilmesi gerekir. Ayrıca ofis içi düzen ve güvenlik gibi sorumlulukları da vardır. Ziyaretçi trafiğinden sorumlu olan yönetici asistanı rapor hazırlama ve arşiv takibi yapma gibi görevleri de üstlenir.

İyi Bir Yönetici Asistanı Nasıl Olmalı?

Başarılı bir yönetici asistanı aşağıdaki özelliklerin tümüne sahip olmalıdır.

• İletişim becerilerinin yüksek olması
• Kriz yönetimi yapabilme
• Hızlı not alabilme
• Güçlü bir hafızaya sahip olma
• Ofis bilgisayar programlarını iyi düzeyde kullanabilme
• Organizasyon konusunda beceri sahibi olma

Yönetici Asistanı ve Sekreter Arasındaki Farklar Nelerdir?

Yönetici asistanı sekreterden çok daha fazla göreve ve sorumluluğa sahip olur. Ayrıca yönetici asistanının yetki alanı, sekreterden daha geniştir. Şirketin misyonu ve vizyonu gibi alanlara daha fazla hakim olan yönetici asistanı aktif görev konusunda da sekreterden çok daha donanımlıdır. Yönetici asistanlarında deneyim büyük önem taşır. Sekreterlik görevini üstlenecek olan bireylerde deneyim, öncelikli olarak aranan bir özellik olmaz. Ayrıca kriz yönetimi ve güçlü hafıza gibi özellikler sekreterler için çok önemli olmasa da yönetici asistanlarında bu özellikler muhakkak aranır.

Yönetici Asistanının Genel Kurum Yönetiminde Sağladığı Avantajlar

Yönetici asistanları iş akışının hem hızlı hem de doğru şekilde ilerlemesi noktasında çok önemlidir. Yöneticinin teoride belirlediği çalışmaların ve talimatların hayata geçirilmesi görevini üstlenen yönetici asistanları, büyük bir zaman tasarrufu sağlayabilmektedir. Bu sayede yöneticinin daha kısa sürede daha çok çalışma yapabilmesi de mümkün olabilir. Çünkü iş akışından talimatları hayata geçirmeye kadar pek çok çalışma yönetici asistanı tarafından gerçekleştirilir.

Seyahat, toplantı, sunum, iş görüşmesi gibi organizasyon gerektiren çalışmalarda yöneticilerin tüm dikkatini yapılacak çalışmaya yönlendirmesini mümkün kılar. Çünkü yönetici asistanları çalışmanın sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için gerekli hazırlıkların tamamını üstlenmiş ve gerçekleştirmiş olur.

İş akışı esnasında gözden kaçan küçük detaylar, şirketlere büyük sorunlar doğurabilir. Yönetici asistanları tüm çalışmaya hakim olduğundan detayların gözden kaçmasını da önler. Çoğu zaman yöneticiye farklı bakış açıları sunabilir ve sübjektif bir bakış açısı ile karar alma hatasından yöneticileri kurtarabilir.

Yönetici Asistanları Ne Kadar Maaş Alır?

Elbette bir yönetici asistanının ne kadar maaş aldığı, hangi şirkette görev yaptığından, hangi sorumlulukları üstlendiğine kadar pek çok hususa bağlı olarak değişir. Ancak mutlaka bir rakam belirtmek gerekirse, yönetici asistanlarına maaş olarak genellikle 2000 TL ile 5000 TL arasında değişen bir rakam sunulur. Eğer üst düzey yönetici asistanlığı görevini üstlenir ve yönetici adına imza atma yetkisine de sahip olursanız maaş olarak alacağınız rakam da yükselecektir.

Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölümü

Ülkemizde çok sayıda üniversitede Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümü bulunuyor. Pek çok mesleki bölüm ile kıyaslandığında Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümünü kazanabilmek için üniversite sınavında çok yüksek bir puan almak gerekmiyor. Ancak okulu kazandığınızda sıkı bir ders programı ile karşılaşacağınızı da bilmenizde fayda olacaktır. Çünkü okullarda kariyer odaklı çalışmalar gerçekleştirebilecek, gerekli tüm donanıma sahip yönetici asistanları yetiştirme hedefi mevcuttur.

Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Dersleri

Üniversitelerin Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümlerinde genel işletme, örgütsel davranış, ticari matematik gibi pek çok alanda eğitim verilir. Genel iletişim, büro yönetimi, bilgisayar büro programları ve mesleki yazışmalar gibi dersler, yönetici asistanlarının okuldan mezun olduktan sonra iş yaşamlarında pek çok çalışmayı başarılı bir şekilde gerçekleştirmelerini sağlar.

Bir yönetici asistanından ne bekleniyorsa, tüm sorumluluklarını gerçekleştirmeye yönelik eğitim, üniversitelerin Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı bölümlerinde ders olarak okutulur. Dosyalama ve arşivleme, çalışma psikolojisi, halkla ilişkiler, diksiyon gibi eğitimler de üniversitelerde verilmektedir.   

Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Olan Üniversiteler

• Adıyaman Üniversitesi
• Adnan Menderes Üniversitesi
• Afyon Kocatepe Üniversitesi
• Ahi Evran Üniversitesi
• Akdeniz Üniversitesi
• Aksaray Üniversitesi
• Amasya Üniversitesi
• Anadolu Üniversitesi
• Ankara Üniversitesi
• Ardahan Üniversitesi
• Artvin Çoruh Üniversitesi
• Atatürk Üniversitesi
• Atılım Üniversitesi
• Avrasya Üniversitesi
• Balıkesir Üniversitesi
• Batman Üniversitesi
• Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi
• Bingöl Üniversitesi
• Bitlis Eren Üniversitesi
• Bozok Üniversitesi
• Bülent Ecevit Üniversitesi
• Celâl Bayar Üniversitesi
• Cumhuriyet Üniversitesi
• Çanakkale 18 Mart Üniversitesi
• Çankırı Karatekin Üniversitesi
• Çukurova Üniversitesi
• Çukurova Üniversitesi
• Dicle Üniversitesi
• Dokuz Eylül Üniversitesi
• Dumlupınar Üniversitesi
• Erciyes Üniversitesi
• Erzincan Üniversitesi
• Fırat Üniversitesi
• Gaziantep Üniversitesi
• Gaziosmanpaşa Üniversitesi
• Giresun Üniversitesi
• Gümüşhane Üniversitesi
• Hacettepe Üniversitesi
• Hakkari Üniversitesi
• Harran Üniversitesi
• Hitit Üniversitesi
• İnönü Üniversitesi
• İstanbul Arel Üniversitesi
• İstanbul Aydın Üniversitesi
• İstanbul Şişli Meslek Yüksekokulu
• Kafkas Üniversitesi
• Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi
• Karadeniz Teknik Üniversitesi
• Karamanoğlu Mehmet Bey Üniversitesi
• Kastamonu Üniversitesi
• Kırıkkale Üniversitesi
• Kocaeli Üniversitesi
• Mardin Artuklu Üniversitesi
• Marmara Üniversitesi
• Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi
• Mersin Üniversitesi
• Muğla Sıtkı Koçman Üniversitesi
• Mustafa Kemal Üniversitesi
• Muş Alparslan Üniversitesi
• Namık Kemal Üniversitesi
• Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi
• Niğde Üniversitesi
• 19 Mayıs Üniversitesi
• Pamukkale Üniversitesi
• Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi
• Sakarya Üniversitesi
• Selçuk Üniversitesi
• Siirt Üniversitesi
• Süleyman Demirel Üniversitesi
• Şırnak Üniversitesi
• Trakya Üniversitesi
• Tunceli Üniversitesi
• Uludağ Üniversitesi
• Uşak Üniversitesi
• Yalova Üniversitesi
• Yüzüncü Yıl Üniversitesi

Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı İş İmkanları

Günümüzde orta ve büyük ölçekli şirketlerin hemen hepsi bünyelerinde bir ya da birden fazla yönetici asistanı çalıştırıyor. Yönetici asistanlığının ya da büro yönetiminin iş akışı açısından ne denli önemli olduğu günümüzde çok daha net anlaşıldı. Bu nedenle firmalar düzenli bir büro yönetimi ve iş akışı için mutlaka yönetişi asistanlığı personeline gereksinim duyuyor.

Zira mevcut iş ilanlarını incelediğinizde, çok sayıda yönetici asistanı arandığına dair ilan ile karşılaşırsınız. Salt bu durum dahi yönetici asistanlığının son derece geniş bir iş sahasına sahip olduğunun göstergesi olarak kabul edilebilir. Çünkü her sektörde faaliyet gösteren şirketler personel ihtiyacı duyar.